SALON BOARD予約連携

1 クイックチェック

連携について「うまくいかないな?」と思ったら、下記をチェックしてください。

  1. SALON BOARDのパスワードは最新のものが登録されていますか?
  2. Promo-UPの受付可能数・シフト設定がサロンボードの設定と一致いますか?
  3. Promo-UPには、全てのクーポン/メニュー情報を登録していますか?(HotPepperBeautyのみに掲載希望のものも含む)
  4. クーポン/メニューの追加・変更時に、SALONBOARDとPromo-UPを両方更新していますか?
  5. スタッフ/スタイリスト、設備の変更時に、SALONBOARDとPromo-UPを両方更新していますか?

2 連携初期設定

1 双方のシステムに予約経路を追加する

Promo-UPにHotPepperBeauty経由の予約を追加

予約経路設定】で、予約経路に「HPB」と追加してください。
この時、略称を必ず「HPB」にしてください。正しく予約経路がシステムに認識されません。

SALONBOARD(HotPepperBeauty)にPromo-UP経由の予約を追加

SALONBOARDにログインし、【設定】→【予約経路設定】を開きます。
予約経路名:Promo-UP
略称・アイコン:P

とそれぞれ設定してください。こちらも別のアルファベットや表記にすると正しくシステに認識されないので注意ください。

2 外部連携設定で管理画面ログイン情報を登録する

【外部システム連携設定】を開き、「管理画面ログイン情報」へSALONBOARDのログイン情報を入力します。

もしログインパスワードを変更した際は、Promo-UP管理画面で登録したパスワードも同時に変更してください。

3 予約お知らせメール設定登録アドレスを登録する

SALONBOARD側の予約情報を連携するために、予約お知らせメールの設定をします。

Promo-UPの予約お知らせメールを登録する

予約お知らせメールを登録するにあたり、認証作業が発生します。
その際、Promo-UPへ登録したメールアドレス宛にSALONBOARDから認証メールが届きます。
認証メールを受け取るメールアドレスを、まずは設定しましょう。

【基本設定】→【予約お知らせメール】を開き、メールアドレスを設定します。
その際、認証メールを受信したいメールアドレスに「配信する」チェックを入れます。

以降も「配信する」にチェックを入れているメールアドレス宛には予約お知らせメールが届くので、認証作業が完了したら、お知らせメールを配信したいメールアドレスを登録・配信チェックを入れてください。

予約お知らせメール設定登録アドレスをSALONBOARDへ貼りつける

【外部システム連携設定】の、予約お知らせメール設定登録アドレスを、SALONBOARDに登録します。

SALONBOARDの【設定】→【基本設定】を開き、「予約お知らせメール一覧」→「予約お知らせメールを設定する」を押下し、上記のアドレスを貼り付けます。

設定すると認証メールが全項目で登録したアドレス宛に届くので、認証作業をお願いします。
認証が完了しないと、予約の連携ができませんのでご注意ください。

4 スタッフ・設備を登録する

予約情報を連携するためには、スタッフ/設備情報Promo-UPとSALONBOARD(HotPepperBeauty)とで完全に一致させる必要があります

すでにSALONBOARDを利用されている場合は、
スタッフ情報:【掲載管理】→【スタッフ】
設備情報:【設定】→【設備設定】

から情報をコピー&ペーストしてください。

5 クーポン/メニューを登録する

スタッフ/設備情報と同じく、クーポン/メニュー情報も、Promo-UPとSALONBOARD(HotPepperBeauty)とで完全に一致させる必要があります。

すでにSALONBOARDを利用されている場合は、
クーポン情報:【掲載管理】→【クーポン】
メニュー情報:【掲載管理】→【メニュー】

から情報をコピー&ペーストしてください。

*特に注意が必要な項目について*
それぞれの登録画面に「HPBクーポン名」「HPBメニュー名」という項目があります。
ここに、SALONBOARDで登録しているクーポン/メニュー名を完全一致で登録してください。

また、クーポン/メニューについては、Promo-UP・SALONBOARD(HotPepperBeauty)へ掲載したい内容によって登録方法が異なります。
下記を参照にそれぞれ登録をお願いします。

掲載したい媒体SALONBOARDへの登録Promo-UPへの登録登録パターン
HotPepperBeauty・Promo-UP両方① OR ②
HotPepperBeautyのみ
Promo-UPのみX

登録パターン①
クーポン/メニュー名を、HotPepperBeautyとPromo-UPで<完全に同じ>にしたい場合

  1. SALONBOARDとPromo-UPの該当画面をそれぞれ開きます。
  2. SALONBOARDの情報を、Promo-UPの登録欄にコピー&ペーストで完全一致で入力してください。

登録パターン②
クーポン/メニュー名を、HotPepperBeautyとPromo-UPで<一部変更して>登録したい場合

  1. SALONBOARDとPromo-UPの該当画面をそれぞれ開きます。
  2. SALONBOARDの情報を、Promo-UPの登録欄にコピー&ペーストで入力してください。
  3. SALONBOARDと一部内容を変更したい場合は、その部分を修正します。
    ただし、「HPBクーポン名」に関しては、SALONBOARDと完全一致のテキストを入力ください。

登録パターン③
HotPepperBeautyだけに掲載したいメニュー/クーポンがある場合

  1. SALONBOARDとPromo-UPの該当画面をそれぞれ開きます。
  2. SALONBOARDの情報を、Promo-UPの登録欄にコピー&ペーストで完全一致で入力してください。
  3. Promo-UP側で登録したメニュー/クーポンを「非公開」にします。
    非公開にすることで、予約連携はしたままPromo-UP側へ情報掲載がされなくなります。

登録パターン④
Promo-UPだけに掲載したいメニュー/クーポンがある場合

  1. Promo-UPでメニュー/クーポンを登録します。
  2. 登録は、【メニュー設定】【クーポン設定】を参考に行ってください。
    この時、SALONBOARDへの登録作業は不要です。

6 定額プランを登録する(必要な店舗のみ)

定額プランをご利用の場合は、Promo-UPで、定額プランを作成します。
SALONBOARD側で、定額プランに該当するメニューの設定等は不要です。

7 営業日・受付可能数を設定する

SALONBOARDの設定をPromo-UPへ転記します。
営業日:【設定】→【基本設定】→サロンの営業時間設定
受付可能数:【設定】→【基本設定】→サロンの受付可能数設定

(毎月の)営業日・受付可能数設定:【予約管理】→【毎月の受付設定】→サロンの受付設定
からからそれぞれ転記をしてください。

連携漏れ・スタッフ様による確認漏れを防ぐため、SALONBOARDの設定内容とPromo-UPの設定内容は、完全一致を推奨しております。

8 スタッフのシフトを設定する

SALONBOARDの設定をPromo-UPへ転記します。
シフトパターン設定:【予約管理】→【毎月の受付設定】→スタッフの受付設定→勤務パターン設定
シフト設定:【予約管理】→【毎月の受付設定】→スタッフの受付設定→シフト設定

からそれぞれ転記をしてください。

連携漏れ・スタッフ様による確認漏れを防ぐため、SALONBOARDの設定内容とPromo-UPの設定内容は、完全一致を推奨しております。

3 毎月の連携更新作業

SALONBOARDと連携させるために、毎月の更新作業を行う必要があります。
更新ができていないと連携ができなくなりますので、ご注意ください。
作業内容は下記の3つです。

  • Promo-UPの受付可能数・シフト設定をSALONBOARDの設定にあわせてする
  • メニュークーポンクーポンの追加・変更がある場合、SALONBOARDとPromo-UPを両方更新する
  • スタッフ/スタイリスト、設備の変更がある場合、SALONBOARDとPromo-UPを両方更新する

4 毎日の予約の処理方法

予約情報やキャンセル、会計処理など、Promo-UPとSALONBOARDそれぞれの処理について、下記を参考に毎日対応ください。

SALON
BOARD
Promo-UP処理の方法
電話・店頭での新規予約  X電話・店頭で新規予約を受付する場合は、Promo-UP管理画面から予約登録すると、予約内容がSALONBOARDに自動連携します。
予約変更X予約変更は、Promo-UP管理画面から行うことで、内容がSALONBOARDに自動連携します。
キャンセルX予約キャンセルは、Promo-UP管理画面から行うことで、内容がSALONBOARDに自動連携します。
会計会計処理は、SALONBOARDとPromo-UP両方での操作が必要です。
Promo-UPで会計処理した情報は、SALONBOARDへ連携しません。

*ポイントの処理について*
HotPepperBeautyからの予約で、お客様がお支払いにポイントを利用する場合、Promo-UPの支払い方法では「その他」を選択してポイントご利用分の金額を登録することができます。

*Promo-UPからの予約の会計処理について*
Promo-UPから入った予約の会計をPromo-UPで完了させた場合、サロンボードには会計情報の連携はされません。
必要に応じて、サロンボードでの会計処理(来店処理)を行ってください。